Payroll คืออะไร? คู่มือสำหรับผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจ SMEs

Payroll คืออะไร? คู่มือสำหรับผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจ SMEs

ระบบ payroll หรือระบบบัญชีเงินเดือน คือกระบวนการบริหารจัดการค่าตอบแทนพนักงานทั้งหมดขององค์กร โดยครอบคลุมตั้งแต่การคำนวณเงินเดือนพื้นฐาน โบนัส ค่าล่วงเวลา ค่าจ้างพนักงาน และสวัสดิการต่างๆ ไปจนถึงการหักภาษี ณ ที่จ่าย เงินสมทบประกันสังคม และรายการหักต่างๆ ตามกฎหมาย

กล่าวคือ Payroll เป็นระบบที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจหรือฝ่ายบัญชีคำนวณยอดจ่ายเงินเดือนของพนักงานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ทั้งยังสามารถเก็บข้อมูลพนักงาน เช่น ชั่วโมงทำงาน วันลา โอที รวมไว้ในระบบเดียวกัน เครื่องมือจัดการเงินเดือนสมัยใหม่หลายตัวจึงรวมฟังก์ชันเก็บประวัติข้อมูลพนักงาน การคำนวณรายรับ-รายหัก รวมถึงการออก สลิปเงินเดือน และรายงานภาษีให้อัตโนมัติ

โดยสรุป Payroll หรือ “บัญชีเงินเดือน” คือกระบวนการอันเป็นระบบที่คำนวณยอดจ่ายเงินเดือนสุทธิให้พนักงานแต่ละคนโดยนำข้อมูลรายได้และรายการหักต่างๆ มารวมกัน ระบบ payroll ที่ดียังช่วยลดข้อผิดพลาดจากการคำนวณด้วยมือ ประหยัดเวลา และจัดการภาษีและประกันสังคมอัตโนมัติ ทำให้ธุรกิจเดินหน้าพัฒนาต่อได้อย่างราบรื่น

ขั้นตอนการทำ Payroll อย่างละเอียด

การทำบัญชีเงินเดือน (payroll) ในแต่ละเดือนประกอบด้วยหลายขั้นตอนหลักที่ฝ่ายบุคคลหรือผู้ประกอบการต้องปฏิบัติ เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับเงินตรงตามสิทธิและถูกต้องตามกฎหมาย โดยอาจสรุปเป็นขั้นตอนดังนี้

1. รวบรวมข้อมูลพนักงานและเวลาทำงาน – เริ่มด้วยการเก็บ ข้อมูลพนักงาน เบื้องต้น เช่น อัตราเงินเดือน โครงสร้างค่าตอบแทน สิทธิสวัสดิการต่างๆ และที่สำคัญคือข้อมูลการเข้า-ออกงานของพนักงาน (Time sheet) ตัวอย่างการเก็บข้อมูลอาจเป็นการใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือ บัตรพนักงาน หรือระบบลงเวลาผ่านมือถือ เพื่อบันทึกจำนวนชั่วโมงทำงาน วันลาป่วย ลามาสาย และชั่วโมงโอที ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จำเป็นต่อการคำนวณค่าจ้างตามจริง

2. รวบรวมเอกสารประโยชน์และสวัสดิการต่างๆ – ตรวจสอบและรวบรวมหลักฐานค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับสวัสดิการพนักงาน เช่น ค่าโทรศัพท์ ค่าน้ำมัน ค่าที่พัก ค่ารักษาพยาบาล หรือเบี้ยเลี้ยงต่างๆ ที่พนักงานได้รับในเดือนนั้น เอกสารเหล่านี้จะถูกนำมาคำนวณเป็นรายได้เพิ่ม (หากเป็นสวัสดิการที่บริษัทจ่ายเพิ่มเติม) หรือเป็นการตรวจสอบรายการหักต่างๆ ตามนโยบายของบริษัทต่อไป

3. คำนวณเงินเดือน (รวมรายได้และรายการหัก) – นำข้อมูลการทำงานและสวัสดิการที่รวบรวมได้มาคำนวณค่าจ้างขั้นต้นของพนักงานแต่ละคน โดยรวมทั้งเงินเดือนประจำ โบนัส ค่าล่วงเวลา ค่าเดินทาง หรือค่าคอมมิชชันต่างๆ จากนั้นหักรายการต่างๆ ออกไป เช่น ค่าลา ค่ามาสาย หนี้สิน หรือค่าปรับอื่นๆ เมื่อได้จำนวนเงินเดือนรวมหลังปรับปรุงเสร็จแล้ว จึงนำยอดนี้มาคำนวณ ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และ เงินสมทบประกันสังคม ตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ผลลัพธ์ที่ได้คือ เงินเดือนสุทธิ (net pay) ที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานในเดือนนั้น

4. จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน – หลังจากคำนวณยอดสุทธิที่ต้องจ่ายเรียบร้อยแล้ว เจ้าของธุรกิจหรือฝ่ายบัญชีจัดเตรียมเอกสารและวิธีการจ่ายเงิน เช่น การโอนผ่านธนาคาร การจ่ายเป็นเงินสด หรือผ่านเช็ค โดยปกติระบบ payroll สมัยใหม่สามารถเชื่อมต่อกับธนาคาร เพื่อจ่ายเงินพร้อมกันทีเดียวหลายบัญชีได้สะดวก การจ่ายตรงตามรอบและถูกต้องช่วยให้พนักงานได้รับเงินตรงเวลา ลดปัญหาการขาดการรับค่าจ้าง และสร้างความพึงพอใจให้ฝ่ายงานบุคคลและพนักงานมากขึ้น

5. จัดทำและยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) – หลังจ่ายเงินเดือน บริษัทต้องทำการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตรา ที่ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 ให้กรมสรรพากร ภายใน 7 วัน นับแต่วันจ่ายเงินเดือน ตัวอย่างเช่น หากจ่ายเงินเดือนในต้นเดือน มีหน้าที่ยื่นภาษีของเดือนนั้นไปยังกรมสรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป

6. จัดส่งเงินสมทบประกันสังคม – ในส่วนของกองทุนประกันสังคม นายจ้างต้องหักเงินสมทบจากเงินเดือนพนักงาน และจ่ายเพิ่มอีกส่วนหนึ่ง จากนั้นส่งยอดรวมไปยังสำนักงานประกันสังคมภายใน 15 วัน ของเดือนถัดไป การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์นี้ช่วยให้พนักงานทุกคนได้สิทธิด้านการรักษาพยาบาล และประโยชน์ต่างๆ จากประกันสังคมที่ครบถ้วน

   
   

กระบวนการเหล่านี้อาจมีความซับซ้อน โดยเฉพาะเมื่อมีพนักงานจำนวนมาก ธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานจำนวนน้อยอาจจัดการได้ด้วยตัวเองหรือใช้ Excel, แต่หากเป็น SMEs ขนาดกลางถึงใหญ่ มักนิยมใช้โปรแกรมหรือระบบจัดการเงินเดือน เพื่อช่วยอัตโนมัติขั้นตอนข้างต้นทั้งหมด ลดความผิดพลาด และเก็บประวัติข้อมูลให้ง่ายต่อการตรวจสอบ

เครื่องมือและระบบ Payroll ยอดนิยมสำหรับธุรกิจ SMEs

ในปัจจุบันมีเครื่องมือและซอฟต์แวร์ช่วยจัดการเงินเดือนจำนวนมาก ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจ SME โดยเฉพาะ ทั้งแบบ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ และ บริการ Outsourcing ช่วยให้การทำ payroll เป็นเรื่องง่ายขึ้น ลดภาระงานของผู้ประกอบการ ตัวอย่างเครื่องมือยอดนิยม ได้แก่

• โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่รวมระบบ Payroll เช่น FlowAccount หรือ PEAK Account ซึ่งมีฟีเจอร์จัดการเงินเดือนในตัว. โปรแกรมเหล่านี้ช่วยจัดการข้อมูลพนักงาน นำเข้ารายละเอียดเงินเดือน คำนวณภาษีและประกันสังคมโดยอัตโนมัติ และออกเอกสารสลิปเงินเดือนพร้อมส่งให้พนักงานได้ทันที ระบบเหล่านี้ยังสามารถเชื่อมต่อกับธนาคารเพื่อโอนเงินเดือนให้พนักงานได้สะดวก ลดขั้นตอน manual ได้มาก

• โปรแกรมเงินเดือนเฉพาะทาง เช่น PEAK Payroll ซึ่งเป็นโปรแกรมคำนวณเงินเดือนออนไลน์ ที่ช่วยขั้นตอนนำเข้าข้อมูลพนักงาน คำนวณเงินเดือนและภาษี จนถึงการออกสลิปเงินเดือนและรายงานต่างๆ ทั้งยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบของธนาคารและโปรแกรมบัญชีเพื่อลงบันทึกบัญชีอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมสำเร็จรูปอื่นๆ เช่น BusinessPlus Payroll, HRMX ฯลฯ ที่ออกแบบมาสำหรับธุรกิจ SME โดยเฉพาะ

• บริการรับทำเงินเดือน (Payroll Outsourcing) – เป็นอีกทางเลือกสำหรับธุรกิจที่ไม่มีทีมบัญชีหรือ HR เต็มเวลา บริการนี้จะให้ผู้เชี่ยวชาญภายนอกดูแลงานจัดทำเงินเดือนให้ครบวงจร ตั้งแต่เก็บข้อมูลพนักงาน คำนวณเงินได้ หักภาษี ประกันสังคม จนถึงการยื่นแบบให้ตามกฎหมาย วิธีนี้เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการลดภาระงานด้านบัญชีและ HR ลง เพราะจะช่วยลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดทางกฎหมาย และไม่ต้องลงทุนซื้อซอฟต์แวร์เอง

Payroll หรือบัญชีเงินเดือนเป็นกระบวนการสำคัญในการจ่ายค่าจ้างพนักงาน การเข้าใจความหมายและขั้นตอนการทำ payroll อย่างละเอียดจะช่วยให้ผู้ประกอบการจัดการเงินเดือนได้ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ. การใช้ระบบหรือโปรแกรมจัดการเงินเดือนจะทำให้ขั้นตอนเหล่านี้ย่นระยะเวลาและลดความผิดพลาดลง ช่วยให้ธุรกิจ SME มุ่งเน้นการพัฒนาได้มากขึ้น

---