การบันทึกบัญชีอย่างถูกต้องสำหรับ SME: 7 ข้อดี ลดความเสี่ยง และช่วยให้ธุรกิจเติบโต
อัปเดตเมื่อ 13 ส.ค.
สำหรับเจ้าของธุรกิจ SME การบันทึกบัญชีอาจถูกมองว่าเป็นงานที่ต้องทำเพื่อยื่นภาษีหรือจัดทำงบการเงินประจำปีเท่านั้น แต่ในความเป็นจริง การบันทึกบัญชีที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญในการบริหารธุรกิจ
เมื่อข้อมูลรายรับ รายจ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน และรายการทางการเงินต่าง ๆ ถูกบันทึกอย่างครบถ้วน ผู้ประกอบการจะสามารถมองเห็นสถานะที่แท้จริงของธุรกิจได้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำไร กระแสเงินสด ต้นทุน หรือภาระทางการเงิน
ในทางกลับกัน หากการบันทึกบัญชีไม่ครบถ้วน บันทึกผิดประเภท หรือข้อมูลไม่ตรงกับธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริง ปัญหาไม่ได้จบเพียงแค่ตัวเลขในงบการเงินผิด แต่ยังอาจส่งผลต่อการยื่นภาษี การวางแผนธุรกิจ การขอสินเชื่อ และการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้
บทความนี้จะอธิบายว่า การบันทึกบัญชีที่ถูกต้องควรเป็นอย่างไร มีประโยชน์อะไรต่อ SME และเจ้าของธุรกิจควรตรวจสอบเรื่องใดบ้างก่อนส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี
การบันทึกบัญชีคืออะไร?
การบันทึกบัญชี (Bookkeeping) คือกระบวนการนำข้อมูลจากธุรกรรมทางธุรกิจมาจัดหมวดหมู่และบันทึกอย่างเป็นระบบ เช่น
รายได้จากการขายสินค้าหรือให้บริการ
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ
การซื้อสินค้าและวัตถุดิบ
การรับและจ่ายเงิน
ลูกหนี้และเจ้าหนี้
เงินเดือนและค่าจ้าง
การซื้อสินทรัพย์
เงินกู้และดอกเบี้ย
รายการภาษีที่เกี่ยวข้องกับกิจการ
ข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปใช้ในกระบวนการจัดทำบัญชีและงบการเงินต่อไป
สภาวิชาชีพบัญชีอธิบายว่า ธุรกรรมที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เช่น การซื้อ การขาย การรับชำระ และการจ่ายชำระ จะถูกนำมาสะท้อนในรูปแบบงบการเงินตามแนวทางของมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่เกี่ยวข้อง
ดังนั้น จุดเริ่มต้นของงบการเงินที่น่าเชื่อถือจึงไม่ได้อยู่ที่ปลายปี แต่เริ่มจาก การบันทึกบัญชีในแต่ละเดือนให้ครบถ้วนและสอดคล้องกับธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริง
ทำไมการบันทึกบัญชีที่ถูกต้องจึงสำคัญต่อ SME?
เจ้าของธุรกิจจำนวนไม่น้อยมองข้อมูลบัญชีเมื่อถึงเวลายื่นภาษีหรือปิดงบเท่านั้น แต่หากจัดระบบการบันทึกบัญชีให้ดี ข้อมูลทางบัญชีสามารถนำมาใช้บริหารธุรกิจได้ตลอดทั้งปี
ต่อไปนี้คือ 7 ประโยชน์สำคัญของการบันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง
1. รู้ว่าธุรกิจกำไรจริงหรือไม่
ยอดเงินในบัญชีธนาคารไม่ใช่ตัวเลขเดียวกับกำไรของธุรกิจ บริษัทอาจมีเงินสดจำนวนมากในบางช่วง แต่ยังมีเจ้าหนี้ ภาษี ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หรือภาระอื่นที่ยังไม่ได้ชำระ ในขณะเดียวกัน บางธุรกิจอาจมีกำไรทางบัญชีแต่มีเงินสดไม่เพียงพอ เนื่องจากยังเก็บเงินจากลูกหนี้ไม่ได้
การบันทึกบัญชีที่เป็นปัจจุบันช่วยให้เจ้าของกิจการเห็นภาพของรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย และผลประกอบการได้ชัดเจนกว่าใช้ยอดเงินฝากธนาคารเพียงอย่างเดียว
2. ช่วยควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย
เมื่อค่าใช้จ่ายถูกจัดหมวดหมู่อย่างเหมาะสม ผู้ประกอบการสามารถวิเคราะห์ได้ว่าเงินของบริษัทถูกใช้ไปกับอะไรบ้าง เช่น
ต้นทุนสินค้า
ค่าแรง
ค่าเช่า
ค่าโฆษณา
ค่าขนส่ง
ค่าซอฟต์แวร์
ค่าที่ปรึกษา
ค่าใช้จ่ายสำนักงาน
เมื่อมีข้อมูลต่อเนื่องหลายเดือน เจ้าของธุรกิจจะสามารถเปรียบเทียบแนวโน้มและตรวจพบค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นผิดปกติได้เร็วขึ้น ข้อมูลบัญชีจึงไม่ควรถูกใช้เพียงเพื่อ “บันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว” แต่ควรนำมาใช้เพื่อช่วยตัดสินใจว่าจะบริหารต้นทุนในอนาคตอย่างไรด้วย
3. ช่วยให้การคำนวณและยื่นภาษีมีข้อมูลรองรับ
การยื่นภาษีของกิจการต้องอาศัยข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ ค่าใช้จ่าย และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม
หากข้อมูลบัญชีไม่ครบ หรือเอกสารถูกส่งให้ผู้ทำบัญชีไม่ครบ ปัญหาอาจปรากฏขึ้นภายหลัง เช่น ยอดรายได้ไม่ตรงกัน ค่าใช้จ่ายไม่มีเอกสารสนับสนุน หรือข้อมูลที่ใช้จัดทำบัญชีกับข้อมูลที่ใช้ยื่นภาษีไม่สัมพันธ์กัน
แนวทางที่เหมาะสมคือบันทึกข้อมูลและจัดเก็บเอกสารอย่างต่อเนื่อง ไม่ควรรอรวบรวมทุกอย่างก่อนปิดงบเพียงครั้งเดียว
หากต้องการศึกษาเรื่องภาษีเพิ่มเติม สามารถอ่าน คู่มือการยื่นภาษีนิติบุคคล เพื่อทำความเข้าใจข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการยื่นภาษีของบริษัท
4. ทำให้งบการเงินสะท้อนธุรกิจได้ดีขึ้น
งบการเงินเกิดจากข้อมูลที่สะสมจากการบันทึกบัญชี หากข้อมูลต้นทางไม่ครบ ต่อให้ขั้นตอนการจัดทำงบปลายปีทำอย่างละเอียด ผลลัพธ์ก็อาจไม่สามารถสะท้อนภาพของธุรกิจได้ดีเท่าที่ควร
ในทางกลับกัน หากธุรกิจมีระบบจัดเก็บเอกสาร มีการบันทึกรายการสม่ำเสมอ กระทบยอดบัญชีธนาคาร และตรวจสอบรายการผิดปกติเป็นระยะ การจัดทำงบการเงินปลายปีก็จะมีข้อมูลรองรับที่เป็นระบบมากขึ้น
5. ช่วยวางแผนกระแสเงินสด
ธุรกิจสามารถมีกำไรแต่ขาดสภาพคล่องได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทขายสินค้าได้จำนวนมากและบันทึกรายได้แล้ว แต่ให้เครดิตลูกค้า 60–90 วัน ในขณะที่บริษัทต้องจ่ายเงินเดือน ค่าเช่า และเจ้าหนี้ทุกเดือน
หากมีข้อมูลบัญชีที่เป็นปัจจุบัน เจ้าของธุรกิจจะมองเห็นลูกหนี้ เจ้าหนี้ รายได้ และค่าใช้จ่ายได้ชัดเจนขึ้น และสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาประกอบการวางแผนเงินสดได้
สำหรับ SME ที่กำลังเติบโต เรื่องนี้มีความสำคัญมาก เพราะยอดขายที่เพิ่มขึ้นไม่ได้หมายความว่าสภาพคล่องจะดีขึ้นโดยอัตโนมัติ
6. เพิ่มความพร้อมเมื่อขอสินเชื่อหรือเจรจากับบุคคลภายนอก
ธนาคาร นักลงทุน คู่ค้า หรือผู้ที่กำลังพิจารณาร่วมธุรกิจกับบริษัท อาจต้องการข้อมูลทางการเงินประกอบการตัดสินใจ
หากบริษัทมีข้อมูลบัญชีและงบการเงินที่เป็นระบบ ผู้บริหารก็สามารถอธิบายผลประกอบการ รายได้ ต้นทุน หนี้สิน และสถานะทางการเงินได้ง่ายขึ้น
ในทางกลับกัน หากรายได้ที่เกิดขึ้นจริงกับข้อมูลที่แสดงในระบบบัญชีแตกต่างกันมาก เจ้าของธุรกิจอาจประสบปัญหาเมื่อต้องใช้ตัวเลขเหล่านั้นเพื่ออธิบายศักยภาพที่แท้จริงของกิจการ
7. ช่วยให้เจ้าของธุรกิจตัดสินใจจากข้อมูลจริง
หนึ่งในประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของการบันทึกบัญชีคือการเปลี่ยน “ความรู้สึก” ให้กลายเป็น “ข้อมูล”
ตัวอย่างเช่น เจ้าของกิจการอาจรู้สึกว่าสินค้าชนิดหนึ่งขายดี แต่เมื่อดูข้อมูลแล้วอาจพบว่ากำไรต่อหน่วยต่ำมาก หรืออาจรู้สึกว่าลูกค้ารายใหญ่สร้างรายได้ให้บริษัทมากที่สุด แต่เมื่อรวมต้นทุนและระยะเวลาเก็บเงินแล้ว ลูกค้ารายนั้นอาจไม่ได้สร้างผลตอบแทนสูงที่สุด
ข้อมูลทางบัญชีที่มีคุณภาพช่วยให้ผู้ประกอบการตั้งคำถามกับธุรกิจได้ดีขึ้น เช่น
สินค้าหรือบริการใดสร้างกำไรมากที่สุด?
ค่าใช้จ่ายส่วนใดเพิ่มขึ้นเร็วผิดปกติ?
ลูกหนี้รายใดค้างชำระนาน?
บริษัทควรรับพนักงานเพิ่มหรือไม่?
มีเงินเพียงพอสำหรับลงทุนหรือขยายธุรกิจหรือไม่?
ความเสี่ยงเมื่อการบันทึกบัญชีไม่ตรงกับความเป็นจริง
หนึ่งในแนวคิดที่เจ้าของกิจการบางรายอาจเคยได้ยินคือ การทำให้บัญชีแสดงรายได้ต่ำหรือค่าใช้จ่ายสูงกว่าความเป็นจริงเพื่อให้ภาระภาษีลดลง
แนวทางดังกล่าวสร้างปัญหาได้มากกว่าที่คิด เพราะบัญชีที่ไม่สะท้อนธุรกรรมจริงจะทำให้ “ฐานข้อมูล” ที่ผู้ประกอบการใช้บริหารบริษัทผิดไปตั้งแต่ต้น
ข้อมูลสำหรับตัดสินใจผิด
หากตัวเลขในบัญชีไม่ตรงกับธุรกิจจริง ผู้บริหารจะไม่สามารถใช้รายงานเหล่านั้นประเมินผลประกอบการได้อย่างมั่นใจ
การตรวจสอบย้อนหลังทำได้ยาก
เมื่อรายการบัญชีไม่สัมพันธ์กับใบเสร็จ ใบกำกับภาษี สัญญา หรือรายการเดินบัญชีธนาคาร การตรวจสอบสาเหตุของความแตกต่างในภายหลังจะใช้เวลามากขึ้น
เพิ่มความเสี่ยงด้านภาษี
ข้อมูลทางบัญชีมีความเกี่ยวข้องกับการจัดทำข้อมูลทางภาษีหลายประเภท หากข้อมูลไม่ครบหรือไม่ถูกต้อง อาจทำให้ต้องตรวจสอบ แก้ไข หรือชี้แจงข้อมูลเพิ่มเติมตามข้อเท็จจริงและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
เสียโอกาสทางธุรกิจ
เมื่อถึงวันที่บริษัทต้องขอสินเชื่อ หาพันธมิตร หรือดึงนักลงทุนเข้ามา ข้อมูลทางการเงินที่ไม่สะท้อนผลประกอบการจริงอาจกลายเป็นข้อจำกัดของธุรกิจเอง
ดังนั้น การวางแผนภาษีควรเป็นการวางแผนภายใต้ข้อเท็จจริงและกฎหมาย ไม่ใช่การปรับตัวเลขทางบัญชีให้แตกต่างจากธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริง
สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จากบทความ การวางแผนภาษีอย่างถูกต้องสำหรับ SME
ตัวอย่างข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชีที่ SME พบได้บ่อย
จากลักษณะงานบัญชีของธุรกิจ SME ปัญหามักไม่ได้เกิดจากเรื่องซับซ้อนเพียงอย่างเดียว แต่เกิดจากขั้นตอนเล็ก ๆ ที่ทำไม่ต่อเนื่อง เช่น
1. ใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวปะปนกับบริษัท
เมื่อเงินของเจ้าของกับเงินของกิจการอยู่ในบัญชีเดียวกัน การแยกว่าเงินรายการใดเป็นรายได้ ค่าใช้จ่าย การยืมเงิน หรือการเบิกเงินของกรรมการจะทำได้ยากขึ้น
แนวทางที่เหมาะสม: แยกบัญชีธนาคารสำหรับกิจการให้ชัดเจน
2. ส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชีไม่ครบ
มีรายการเงินออกจากธนาคาร แต่ไม่มีใบเสร็จ ใบกำกับภาษี สัญญา หรือคำอธิบายว่าจ่ายเรื่องอะไร ทำให้ผู้ทำบัญชีต้องติดตามข้อมูลย้อนหลัง
แนวทางที่เหมาะสม: จัดระบบส่งเอกสารเป็นรายเดือน พร้อมคำอธิบายสำหรับรายการที่ไม่ชัดเจน
3. บันทึกรายได้ไม่ครบทุกช่องทาง
ธุรกิจในปัจจุบันอาจรับเงินผ่านบัญชีธนาคาร เงินสด Marketplace Payment Gateway หรือช่องทางออนไลน์หลายระบบ
หากรวบรวมข้อมูลไม่ครบ รายได้ในบัญชีอาจไม่ตรงกับยอดขายจริง
4. ค่าใช้จ่ายส่วนตัวปะปนกับค่าใช้จ่ายบริษัท
การนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของมารวมกับค่าใช้จ่ายกิจการทำให้การวิเคราะห์ต้นทุนของธุรกิจคลาดเคลื่อนและสร้างภาระในการตรวจสอบภายหลัง
5. ไม่กระทบยอดบัญชีธนาคาร
การเปรียบเทียบรายการในระบบบัญชีกับ Statement ธนาคารเป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยค้นหารายการตกหล่น บันทึกซ้ำ หรือยอดที่ไม่ตรงกัน
6. รอส่งเอกสารทั้งหมดตอนปลายปี
เมื่อเอกสารถูกสะสมเป็นเวลาหลายเดือน การค้นหาหลักฐานและจำรายละเอียดของธุรกรรมแต่ละรายการจะยากขึ้น การจัดทำบัญชีเป็นรายเดือนจึงช่วยลดงานแก้ไขย้อนหลังได้มากกว่า
เอกสารอะไรบ้างที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกบัญชี?
เอกสารจะแตกต่างกันตามลักษณะธุรกิจและธุรกรรม แต่โดยทั่วไปเจ้าของกิจการควรจัดเก็บข้อมูล เช่น
ใบเสนอราคา
ใบแจ้งหนี้
ใบเสร็จรับเงิน
ใบกำกับภาษี
เอกสารรับเงินและจ่ายเงิน
Statement ธนาคาร
หลักฐานการโอนเงิน
สัญญาซื้อขายหรือสัญญาบริการ
สัญญาเช่า
เอกสารเงินเดือนและค่าจ้าง
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
เอกสารเกี่ยวกับสินทรัพย์ของกิจการ
เอกสารเกี่ยวกับเงินกู้
เอกสารประกอบธุรกรรมอื่นตามลักษณะของกิจการ
เอกสารเหล่านี้ช่วยอธิบายว่า “ตัวเลขที่บันทึกในบัญชีมาจากธุรกรรมใด”
สำหรับรายละเอียดเชิงลึกเรื่องเอกสาร ควรเชื่อมบทความนี้ไปยังบทความ เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ของ iACC Professional เพื่อให้ผู้อ่านศึกษาต่อ แทนที่จะนำรายละเอียดทั้งหมดมาเขียนซ้ำในบทความนี้
ตามข้อมูลของกรมสรรพากรที่อ้างอิงพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 บัญชีและเอกสารหลักฐานการบันทึกบัญชีโดยทั่วไปมีหน้าที่ต้องเก็บรักษาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี ทั้งนี้ กิจการควรพิจารณากฎหมายและข้อกำหนดอื่นที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมของตนประกอบด้วย
Checklist การบันทึกบัญชีที่เจ้าของ SME ควรตรวจทุกเดือน
ก่อนส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี ลองตรวจสอบ 8 เรื่องต่อไปนี้
รวบรวมรายได้ครบหรือยัง? ตรวจสอบยอดขายจากทุกช่องทาง ทั้งเงินสด ธนาคาร และระบบออนไลน์
ค่าใช้จ่ายมีเอกสารหรือคำอธิบายหรือไม่? โดยเฉพาะรายการโอนเงินที่ดูจาก Statement แล้วไม่ทราบว่าเป็นค่าอะไร
Statement ธนาคารครบทุกบัญชีหรือไม่?
มีการใช้เงินส่วนตัวจ่ายแทนบริษัทหรือไม่? หากมี ควรแจ้งผู้ทำบัญชีให้ทราบอย่างชัดเจน
มีการใช้เงินบริษัทจ่ายรายการส่วนตัวหรือไม่?
มีการซื้อสินทรัพย์ใหม่หรือไม่? เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องจักร รถยนต์ หรืออุปกรณ์สำนักงาน
มีสัญญาใหม่หรือรายการผิดปกติหรือไม่? เช่น เงินกู้ เงินลงทุน การเช่าระยะยาว หรือธุรกรรมมูลค่าสูง
ส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีตรงเวลาหรือไม่?
หากทำ Checklist นี้เป็นกิจวัตรทุกเดือน การบันทึกบัญชีจะง่ายกว่าการย้อนกลับมาแก้ไขข้อมูลจำนวนมากตอนปลายปี
ต้องการให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแลการบันทึกบัญชีและภาษี?
สำหรับผู้ประกอบการใน ปากเกร็ด นนทบุรี กรุงเทพฯ และพื้นที่ใกล้เคียง ที่ต้องการจัดระบบบัญชีให้เป็นปัจจุบัน หรือต้องการผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแลตั้งแต่การบันทึกบัญชี ยื่นภาษี ไปจนถึงการจัดทำงบการเงิน
iACC Professional ให้บริการ รับทำบัญชีและยื่นภาษี สำหรับธุรกิจหลากหลายรูปแบบ โดยเฉพาะ SME พร้อมให้คำแนะนำตามลักษณะธุรกิจและขอบเขตงานที่เหมาะสม
หากกำลังมองหา สำนักงานบัญชีในปากเกร็ด นนทบุรี หรือมีคำถามเกี่ยวกับระบบบัญชีของกิจการ สามารถติดต่อ iACC Professional เพื่อพูดคุยรายละเอียดและประเมินแนวทางที่เหมาะกับธุรกิจของคุณได้
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการบันทึกบัญชี
การบันทึกบัญชีกับการทำบัญชีเหมือนกันหรือไม่?
การบันทึกบัญชีเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำบัญชี โดยเน้นการรวบรวม จัดหมวดหมู่ และบันทึกธุรกรรม ขณะที่งานบัญชีในภาพรวมยังรวมถึงการตรวจสอบ ปรับปรุงรายการ จัดทำรายงาน และจัดทำงบการเงินตามมาตรฐานและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องด้วย
SME ควรทำบัญชีทุกเดือนหรือรอปิดบัญชีปลายปี?
ในมุมการบริหารธุรกิจ การจัดข้อมูลและตรวจสอบบัญชีอย่างต่อเนื่องทุกเดือนช่วยให้ค้นหาความผิดปกติและเอกสารที่ขาดได้เร็วกว่า รวมทั้งทำให้เจ้าของกิจการใช้ข้อมูลเพื่อบริหารธุรกิจระหว่างปีได้
เจ้าของธุรกิจควรเก็บเอกสารบัญชีอย่างไร?
ควรแบ่งตามประเภทและช่วงเวลา เช่น รายรับ รายจ่าย ธนาคาร ภาษี เงินเดือน และสัญญา พร้อมตั้งชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์ให้ค้นหาได้ง่าย หากจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ควรมีระบบสำรองข้อมูลและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงอย่างเหมาะสม
ใช้ Statement ธนาคารอย่างเดียวในการบันทึกบัญชีได้หรือไม่?
Statement ช่วยยืนยันการเคลื่อนไหวของเงิน แต่ไม่ได้อธิบายรายละเอียดของธุรกรรมทั้งหมด ดังนั้นควรมีเอกสารหรือข้อมูลอื่นประกอบตามลักษณะรายการ เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี สัญญา หรือคำอธิบายธุรกรรม
หากเอกสารบัญชีหายควรทำอย่างไร?
ควรแจ้งผู้ทำบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญทันทีเพื่อพิจารณาวิธีดำเนินการตามประเภทของเอกสารและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรสร้างข้อมูลหรือเอกสารขึ้นมาโดยไม่มีข้อเท็จจริงรองรับ
การบันทึกบัญชีที่ถูกต้องช่วยลดภาษีได้หรือไม่?
เป้าหมายของการบันทึกบัญชีคือทำให้ข้อมูลสะท้อนธุรกรรมอย่างถูกต้อง ส่วนการบริหารภาษีควรพิจารณาสิทธิ ประโยชน์ และแนวทางการวางแผนภาษีที่กฎหมายอนุญาตตามข้อเท็จจริงของแต่ละกิจการ
