การจัดทำงบการเงินนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร
- Thanuwat Khumkainam
- 11 เม.ย.
- ยาว 1 นาที
อัปเดตเมื่อ 24 ส.ค.
ทำไมนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรต้องมีงบการเงิน?
นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรมีบทบาทในการดูแลความเรียบร้อยของพื้นที่ต่างๆ เช่น สวนหย่อม สนามเด็กเล่น ระบบรักษาความปลอดภัย รวมถึงการจัดการค่าใช้จ่ายส่วนกลางที่สมาชิกทุกคนร่วมกันรับผิดชอบ การดำเนินงานของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรได้รับการรับรองตามกฎหมาย มีหน้าที่และความรับผิดชอบสำคัญ ได้แก่ การบริหารจัดการด้านการเงินของหมู่บ้าน ดังนั้น การจัดทำงบการเงินเป็นการรายงานสุขภาพทางการเงินของหมู่บ้าน เพื่อให้สมาชิกทุกคนทราบถึงรายได้ ค่าใช้จ่าย และสถานะทางการเงินของนิติบุคคล
กฎหมายและข้อกำหนดที่ควรรู้: หลักเกณฑ์ล่าสุดเกี่ยวกับการจัดทำงบการเงินของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรในประเทศไทย
เพื่อให้การดำเนินงานของนิติบุคคลเป็นไปอย่างถูกต้องตามกรอบของกฎหมาย กฎหมายหลักที่เกี่ยวข้องในเรื่องนี้คือ พระราชบัญญัติการจัดสรรที่ดิน พ.ศ. 2543 และกฎกระทรวงที่ออกตามพระราชบัญญัตินี้
ตามพระราชบัญญัติการจัดสรรที่ดินฯ และ กฎกระทรวงว่าด้วยการขอจดทะเบียนจัดตั้ง การบริหาร การควบ และการยกเลิกนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร พ.ศ. 2545 ได้กำหนดให้นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรมีหน้าที่สำคัญประการหนึ่งคือการจัดทำรายงานกิจการประจำปี ซึ่งรวมถึงงบดุลและบัญชีรายรับรายจ่าย รายงานเหล่านี้จะต้องได้รับการตรวจสอบและรับรองจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต และนำเสนอต่อคณะกรรมการนิติบุคคลภายในสามเดือนนับแต่วันสิ้นงวดการบัญชี ที่สำคัญคือต้องประกาศรายงานดังกล่าวให้สมาชิกในหมู่บ้านทราบโดยเปิดเผย
สำหรับ รอบระยะเวลาบัญชี ของ นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร นั้น กฎหมายกำหนดให้รอบบัญชีแรกต้องปิดภายใน 12 เดือน นับจากวันที่จดทะเบียนจัดตั้งนิติบุคคล และรอบบัญชีหลังจากนั้นให้เป็นไปตามที่กำหนดไว้ใน ข้อบังคับ ของนิติบุคคลฯ ซึ่งส่วนใหญ่จะกำหนดให้เป็นรอบ 12 เดือนเต็ม
กฎกระทรวงว่าด้วยการขอจดทะเบียนจัดตั้ง การบริหาร การควบ และการยกเลิกนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร พ.ศ. 2545 ข้อ 17 กำหนดให้นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรต้องรายงานกิจการ งบดุล และบัญชีรายรับรายจ่าย ซึ่งผ่านการรับรองจากผู้สอบบัญชีแล้ว เสนอต่อคณะกรรมการภายในสามเดือนนับแต่วันสิ้นงวดบัญชี พร้อมทั้งต้องประกาศรายงานดังกล่าวให้สมาชิกทราบโดยเปิดเผย นอกจากนี้ยังให้คณะกรรมการแต่งตั้งคณะอนุกรรมการเพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบกิจการ การบัญชี และการเงินของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรตามที่คณะกรรมการกำหนด โดยคณะกรรมการและอนุกรรมการตามที่กฎกระทรวงระบุ หมายถึงเจ้าหน้าที่กรมที่ดิน
ตาม พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 กำหนดให้ผู้จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ที่สถานที่ทำการของนิติบุคคลเป็นเวลา ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี โดยอธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าหรืออธิบดีกรมตรวจสอบบัญชีสาธารณะ (หรือกรมสรรพากรในกรณีที่เกี่ยวข้อง) สามารถสั่งให้เก็บเอกสารดังกล่าวนานขึ้นได้ แต่ไม่เกิน 7 ปี ในบางกรณีที่มีกฎหมายอื่นเกี่ยวข้อง เช่นอายุความตาม ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์มาตรา 193/30–31 การเก็บเอกสารได้นาน ถึง 10 ปี อาจมีความจำเป็น เพื่อรองรับการตรวจสอบย้อนหลัง การเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการอ้างอิงและตรวจสอบในอนาคต
รูปแบบและรายการสำคัญที่ต้องมีในงบการเงิน
เพื่อให้เราเห็นภาพชัดเจนขึ้นว่า งบการเงินของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรมีหน้าตาเป็นอย่างไร เรามาดูกันว่าโดยทั่วไปแล้วจะประกอบด้วยอะไรบ้าง แม้ว่ารูปแบบและรายละเอียดอาจแตกต่างกันไปบ้างในแต่ละนิติบุคคล แต่หลักๆ แล้วจะมีส่วนประกอบสำคัญดังนี้
งบแสดงฐานะการเงิน (Balance Sheet)
งบนี้จะแสดงให้เห็นถึงสถานะทางการเงินของนิติบุคคล ณ วันใดวันหนึ่ง เปรียบเสมือนการถ่ายภาพ ณ ช่วงเวลานั้นว่านิติบุคคลมีทรัพย์สินอะไรบ้าง มีหนี้สินเท่าไหร่ และมีเงินทุนหรือส่วนของสมาชิกเหลืออยู่เท่าไหร่ รายการสำคัญที่มักพบในงบแสดงฐานะการเงินของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร ได้แก่
สินทรัพย์: เช่น เงินสดและเงินฝากธนาคาร (แสดงถึงเงินที่นิติบุคคลมีอยู่), ลูกหนี้ค่าส่วนกลาง (แสดงถึงค่าส่วนกลางที่สมาชิกยังไม่ได้ชำระ), สินทรัพย์ส่วนกลาง (เช่น สวนหย่อม สระว่ายน้ำ ถนน ที่ได้รับโอนมาจากผู้จัดสรร), และเงินประกันต่างๆ (เช่น เงินประกันการใช้ไฟฟ้า)
หนี้สิน: เช่น เจ้าหนี้การค้า (แสดงถึงหนี้สินที่นิติบุคคลมีต่อคู่ค้า), ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (แสดงถึงค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้จ่าย), และเงินค่าส่วนกลางรับล่วงหน้า (แสดงถึงค่าส่วนกลางที่สมาชิกจ่ายมาล่วงหน้าสำหรับงวดถัดไป)
ส่วนของสมาชิก: ในนิติบุคคลที่ไม่แสวงหาผลกำไร เช่น นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร จะเรียกส่วนนี้ว่า "ส่วนของสมาชิก" แทนที่จะเป็น "ส่วนของผู้ถือหุ้น" เหมือนในบริษัททั่วไป ส่วนนี้จะแสดงถึงเงินทุนสะสมของนิติบุคคล ซึ่งอาจมาจากค่าส่วนกลางที่เหลือจากการดำเนินงานในแต่ละปี หรือเงินบริจาคต่างๆ และอาจมีรายการ "รายได้สูง (ต่ำ) กว่าค่าใช้จ่ายสะสม" ซึ่งแสดงถึงผลกำไรหรือขาดทุนสะสมจากการดำเนินงานที่ผ่านมา
งบรายได้และค่าใช้จ่าย (Income and Expense Statement)
งบนี้จะแสดงผลการดำเนินงานของนิติบุคคลในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เช่น ในรอบ 1 ปี จะบอกให้เราทราบว่าในรอบนั้นนิติบุคคลมีรายได้เท่าไหร่ และมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง รายการสำคัญที่มักพบในงบรายได้และค่าใช้จ่ายของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร ได้แก่
รายได้: รายได้หลักของนิติบุคคลส่วนใหญ่จะมาจากค่าส่วนกลางที่เก็บจากสมาชิกในหมู่บ้าน นอกจากนี้ อาจมีรายได้อื่นๆ เช่น ดอกเบี้ยรับจากเงินฝากธนาคาร, รายได้จากการจัดกิจกรรมต่างๆ, หรือค่าปรับจากการกระทำผิดระเบียบ
ค่าใช้จ่าย: ค่าใช้จ่ายของนิติบุคคลจะครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ เช่น เงินเดือนเจ้าหน้าที่ ค่าจ้างบริษัทบริหาร (ถ้ามี), ค่าสาธารณูปโภค เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำ ค่าโทรศัพท์ของพื้นที่ส่วนกลาง, ค่าบำรุงรักษาและซ่อมแซมทรัพย์สินส่วนกลาง, ค่าประกันภัย, ค่าภาษี, และค่าใช้จ่ายในการประชุมต่างๆ
งบกระแสเงินสด (Statement of Cash Flows)
งบนี้จะแสดงการเปลี่ยนแปลงของเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดของนิติบุคคลในช่วงระยะเวลาหนึ่ง โดยจะแบ่งออกเป็น 3 กิจกรรมหลักๆ คือ กิจกรรมจากการดำเนินงาน (เช่น เงินสดรับจากค่าส่วนกลาง เงินสดจ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายต่างๆ), กิจกรรมจากการลงทุน (เช่น การซื้อหรือขายสินทรัพย์ส่วนกลาง), และกิจกรรมจากการจัดหาเงิน (เช่น การกู้ยืมเงิน หรือการชำระคืนเงินกู้) (อ้างอิงจากความรู้พื้นฐานด้านบัญชี).
การทำความเข้าใจรูปแบบและรายการเหล่านี้จะช่วยให้สมาชิกในหมู่บ้านสามารถอ่านและทำความเข้าใจงบการเงินของนิติบุคคลได้ง่ายขึ้น และสามารถติดตามการบริหารจัดการเงินส่วนกลางได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนการจัดทำงบการเงิน
การจัดทำงบการเงินของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรมีขั้นตอนที่เป็นระบบ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่นำเสนอมีความถูกต้องและครบถ้วน โดยทั่วไปแล้ว ขั้นตอนหลักๆ ในการจัดทำงบการเงินมีดังนี้
การรวบรวมเอกสารทางการเงิน ขั้นตอนแรกคือการรวบรวมเอกสารหลักฐานทางการเงินทั้งหมดที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่ต้องการจัดทำงบการเงิน.8 เอกสารเหล่านี้รวมถึง ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ รายงานการรับจ่ายเงิน สมุดบัญชีธนาคาร สัญญาต่างๆ และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการรับและจ่ายเงินของนิติบุคคล
การบันทึกบัญชี (Bookkeeping) อย่างเป็นระบบ เมื่อรวบรวมเอกสารแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำข้อมูลจากเอกสารเหล่านั้นมาบันทึกในสมุดบัญชีอย่างเป็นระบบ.6 โดยทั่วไปแล้ว จะมีการบันทึกในสมุดรายวัน (เช่น สมุดรายวันรับ สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันทั่วไป) และสมุดบัญชีแยกประเภท (แยกตามหมวดหมู่ของสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของสมาชิก รายได้ และค่าใช้จ่าย) การบันทึกบัญชีควรเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไป
การจัดทำงบทดลอง (Trial Balance) หลังจากบันทึกบัญชีในสมุดแยกประเภทเรียบร้อยแล้ว จะมีการสรุปยอดคงเหลือของแต่ละบัญชีเพื่อจัดทำงบทดลอง งบทดลองเป็นรายการสรุปยอดเดบิตและเครดิตของทุกบัญชี ซึ่งจะช่วยตรวจสอบความถูกต้องเบื้องต้นของการบันทึกบัญชีว่ายอดเดบิตรวมเท่ากับยอดเครดิตรวมหรือไม่
การปรับปรุงรายการทางบัญชี (Adjusting Entries) ในบางครั้ง อาจมีรายการทางบัญชีที่ต้องมีการปรับปรุง ณ สิ้นงวด เพื่อให้งบการเงินแสดงข้อมูลที่ถูกต้องตามหลักการบัญชี เช่น การบันทึกค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ส่วนกลาง การบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้จ่าย (ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย) หรือการปรับปรุงรายได้ที่ได้รับล่วงหน้าให้เป็นรายได้ในงวดปัจจุบัน
การจัดทำงบการเงิน (Preparing Financial Statements) เมื่อปรับปรุงรายการต่างๆ เรียบร้อยแล้ว จะนำข้อมูลจากบัญชีแยกประเภทและงบทดลองที่ปรับปรุงแล้วมาจัดทำงบการเงินหลักๆ ได้แก่ งบแสดงฐานะการเงิน งบรายได้และค่าใช้จ่าย และอาจมีงบกระแสเงินสดด้วย การจัดทำงบการเงินควรมีรูปแบบที่ชัดเจนและแสดงรายการที่สำคัญอย่างครบถ้วน
การนำเสนองบการเงินต่อคณะกรรมการและสมาชิก: งบการเงินที่จัดทำเสร็จแล้วจะถูกนำเสนอต่อคณะกรรมการนิติบุคคลเพื่อพิจารณาและอนุมัติ หลังจากนั้นจะนำเสนองบการเงินที่ได้รับการอนุมัติแล้วต่อสมาชิกในหมู่บ้านในการประชุมใหญ่ประจำปีเพื่อให้สมาชิกได้รับทราบและซักถาม
การดำเนินงานตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างละเอียดจะช่วยให้การจัดทำงบการเงินของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและได้งบการเงินที่ถูกต้องและน่าเชื่อถือ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง: สิ่งที่นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรควรระวัง
ในการจัดทำงบการเงินของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร อาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของข้อมูล เพื่อให้การจัดทำงบการเงินเป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้อง ลองมาดูกันว่ามีข้อผิดพลาดอะไรบ้างที่พบบ่อย และเราจะสามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างไร
ระบบบัญชีไม่ถูกต้องหรือไม่เป็นปัจจุบัน การใช้ระบบบัญชีที่ไม่เหมาะสมกับลักษณะการดำเนินงานของนิติบุคคล หรือการไม่ปรับปรุงระบบให้ทันสมัย อาจทำให้การบันทึกบัญชีไม่ถูกต้องและล่าช้า
การไม่บันทึกรายการทางการเงินครบถ้วน การละเลยไม่บันทึกรายรับหรือรายจ่ายบางรายการ ไม่ว่าด้วยความตั้งใจหรือไม่ตั้งใจ จะทำให้งบการเงินแสดงข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์
ความผิดพลาดในการจัดประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย การจัดประเภทรายการทางการเงินผิดหมวดหมู่ เช่น นำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของนิติบุคคล หรือจัดประเภทรายได้ผิดประเภท จะทำให้งบการเงินไม่สะท้อนความเป็นจริง
การไม่กระทบยอดบัญชีธนาคารอย่างสม่ำเสมอ การไม่เปรียบเทียบยอดเงินคงเหลือในบัญชีธนาคารกับยอดที่ปรากฏในสมุดบัญชี อาจทำให้ไม่พบข้อผิดพลาดหรือรายการที่ไม่ถูกต้อง
การพิจารณาภาษีที่เกี่ยวข้อง แม้ว่านิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรส่วนใหญ่จะไม่ต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล แต่ก็อาจมีภาษีอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หากมีการจ้างงานหรือการจ่ายเงินบางประเภท วิธีปฏิบัติที่เหมาะสม: ศึกษาและทำความเข้าใจเกี่ยวกับภาระภาษีที่เกี่ยวข้องกับนิติบุคคล และยื่นแบบแสดงรายการภาษีให้ถูกต้องตามกำหนด
เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้อง การไม่มีเอกสารหลักฐานที่ถูกต้องและครบถ้วนสำหรับทุกรายการทางการเงิน จะทำให้การตรวจสอบบัญชีทำได้ยาก และอาจทำให้งบการเงินไม่น่าเชื่อถื
การไม่ปิดบัญชีและจัดทำงบการเงินตามกำหนดเวลา การไม่ดำเนินการปิดบัญชีและจัดทำงบการเงินให้แล้วเสร็จภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด จะส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการรายงานข้อมูลทางการเงิน
หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้ทุกท่านมีความเข้าใจในเรื่องการจัดทำงบการเงินของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรมากขึ้นนะครับ การมีงบการเงินที่ถูกต้องและโปร่งใสไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด
หากคุณเป็นผู้ดูแลนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร และกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจความซับซ้อนของการจัดทำงบการเงินในลักษณะนี้ iACC Professional พร้อมให้คำปรึกษาและดูแลทุกขั้นตอนอย่างถูกต้อง มั่นใจได้ว่างบการเงินของคุณจะครบถ้วน โปร่งใส และตรวจสอบได้ ช่วยเสริมสร้างความน่าเชื่อถือให้กับนิติบุคคลของคุณ
ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม โทร. 086-345-0265
FAQ
ทำไมนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรต้องมีงบการเงิน?
เพื่อนำเสนอความโปร่งใสทางการเงินของหมู่บ้านให้สมาชิกทุกคนทราบถึงรายได้ ค่าใช้จ่าย และสถานะทางการเงิน รวมถึงเป็นการปฏิบัติตามกฎหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน
กฎหมายกำหนดให้นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรต้องยื่นงบการเงินเมื่อไร?
นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรต้องยื่นงบการเงินต่อกรมที่ดินภายใน 3 เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชี
องค์ประกอบสำคัญของงบการเงินนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรมีอะไรบ้าง?
ประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบรายได้และค่าใช้จ่าย และงบกระแสเงินสด
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดทำงบการเงินนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรมีอะไรบ้าง?
ได้แก่ ระบบบัญชีไม่ถูกต้อง ไม่บันทึกรายการครบถ้วน จัดประเภทรายการผิด ไม่กระทบยอดบัญชีธนาคาร และการไม่ปิดบัญชีตามกำหนดเวลา
ประโยชน์ของการมีงบการเงินที่ถูกต้องและโปร่งใสคืออะไร?
ช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้สมาชิก ช่วยให้การตัดสินใจของคณะกรรมการมีประสิทธิภาพ ป้องกันการทุจริต และเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการวางแผนพัฒนาหมู่บ้าน